 КОРИСНІ ПОСИЛАННЯ |
 notar_kom@ukr.net |
 ПЕРЕВІРКА ІДЕНТИФІКАЦІЙНОГО НОМЕРУ |
Опубліковано: 10-12-2014
ДОТРИМАННЯ ВИМОГ НОТАРІАЛЬНОГО ДІЛОВОДСТВА ПРИ
ВИДАЧІ ДУБЛІКАТІВ ДОКУМЕНТІВ
Серед нотаріальних дій, що вчиняють нотаріуси, п. 8 ч. 1 ст. 34 Закону України «Про нотаріат» - видача дублікатів нотаріальних документів, що зберігаються у справах нотаріуса.
Видача дубліката втраченого або зіпсованого документа здійснюється державним нотаріальним архівом. До передачі в архів примірників документів, посвідчених або виданих нотаріусом дублікат втраченого документа видається нотаріусом, який посвідчив або видав цей документ, за місцем його зберігання.
Саття 53 Закону України «Про нотаріат», а також підпункт 1.1 п.1 глави 22 розділу 11 Порядку вчинення нотаріальних дій нотаріусами України, Затвердженого наказом Міністерства юстиції України від 22.02.2012 № 296/5, зареєстрованим у Міністерстві юстиції України 22.02.2012 за № 282/20595, зі змінами та доповненнями ( далі – Порядок) передбачають можливість видачі дубліката документа, посвідченого нотаріусом, у разі його втрати або зіпсування
До передачі в архів примірників документів, посвідчених або виданих нотаріусом, дублікат утраченого або зіпсованого документа видається нотаріусом за місцем його зберігання.
Згідно з підпунктами 1.1 та 1.2 п. 1 глави 22 розділу ІІ Порядку дублікат документа видається за письмовою заявою:
- осіб, за дорученням яких або щодо яких вчинялася нотаріальна дія;
- спадкоємців осіб, за дорученням яких або щодо яких вчинялася нотаріальна дія, виконавця заповіту та на запит нотаріуса, яким заведено спадкову справу. У цьому разі нотаріусу, крім свідоцтва про смерть таких осіб, подаються документи, які підтверджують їх родинні стосунки (свідоцтво виконавця заповіту).
Оскільки, Закон України «Про нотаріат» та Порядок передбачають, що дублікат видається за письмовою заявою, то така заява про видачу дубліката документа має викладатися на звичайному білому папері без використання спеціального бланка нотаріального документа та реєструватися в журналі реєстрації вхідних документів у день її подання.
У письмовій заяві про видачу дубліката, повинні бути вказані відомості про документ, час його видачі, коли, де і за яких обставин документ втрачений та безпосередньо прохання про видачу, замість втраченого документа його дубліката. Нотаріус повинен встановити особу заявника, а також ким він є в угоді, дублікат якої бажає отримати, перевірити справжність підпису громадянина.
Щодо змісту дубліката документа, то він повинен містити весь текст посвідченого або виданого документа, оригінал якого вважається таким, що втратив чинність. На дублікаті документа робиться відмітка про те, що він має силу оригіналу, і вчиняється посвідчувальний напис.
Після того, як нотаріус зробить посвідчувальний напис, у реєстрі для реєстрації нотаріальних дій робиться запис про видачу дубліката (ч. 1 ст. 52 Закону України «Про нотаріат»).
Відповідно до п. 1 глави 9 розділу І Порядку дублікати викладаються на спеціальних бланках нотаріальних документів. Закон України «Про нотаріат» та Порядок не вимагають залишення в справах нотаріуса, який видає дублікат документа, примірника дубліката.
Згідно, підпункту 6.2 п. 6 глави 22 розділу ІІ Порядку нотаріус має зробити відмітку про видачу дубліката документа на примірнику документа, який зберігається в його справах.
Наприклад:
«23 квітня 2013 року за реєстровим № 156 видано дублікат цього договору гр. Іванову Івану Івановичу, який є стороною за цим договором» Приватний (державний) нотаріус (підпис, печатка);
«23 квітня 2013 року, видано дублікат цього свідоцтва гр. Іванову Івану Івановичу, який є спадкоємцем після смерті Іванова Івана Петровича, померлого 01 січня 2009 року.» Приватний(державний) нотаріус (підпис, печатка).
Також, Державний нотаріальний архів, державна нотаріальна контора видають дублікати заповітів, посвідчених нотаріально, а також які надійшли на зберігання від посадових осіб, які мають право посвідчувати заповіти (головні лікарі, їх заступники по медичній частині або чергові лікарі лікарень, лікувальних закладів, санаторіїв, головними лікарями будинків для престарілих та інвалідів та ін.).
Дублікат заповіту може бути виданий вказаним у заповіті спадкоємцям, виконавцеві заповіту після подачі ними свідоцтва про смерть заповідача.
У разі смерті спадкоємців, вказаних у заповіті, дублікат може бути виданий їхнім спадкоємцям після подачі ними свідоцтва про смерть заповідача і померлого спадкоємця. Дублікат заповіту може бути виданий вказаним у заповіті спадкоємцям, виконавцю заповіту після подачі ними свідоцтва про смерть заповідача. У разі смерті спадкоємців, які були вказані в заповіті, дублікат може бути виданий їх спадкоємцям після подачі ними свідоцтва про смерть заповідача і померлого спадкоємця.
До заяви про видачу дубліката заповіту або видачу дубліката іншого документа спадкоємцям осіб, за дорученням яких або щодо яких вчинялася нотаріальна дія, виконавцю заповіту нотаріус долучає засвідчену ним фотокопію свідоцтва про смерть та засвідчені фотокопії інших документів, які підтверджують їх родинні стосунки (фотокопія свідоцтва виконавця заповіту).
Дублікат секретного заповіту не видається.
Дублікат заповіту повинен містити весь текст посвідченого або виданого документа, примірник якого вважається таким, що втратив чинність.
На дублікаті заповіту документа робиться відмітка про те, що він має силу оригіналу, і вчиняється посвідчувальний напис. Крім того, про видачу дубліката нотаріус робить відмітку на примірнику документа, який зберігається в справах державної нотаріальної контори чи приватного нотаріуса.
ПЕРЕЛІК НЕОБХІДНИХ ДОКУМЕНТІВ
для отримання дублікатів нотаріальних документів
* Нотаріусу надаються виключно оригінали документів!
Письмова заява від особи, за дорученням якої або щодо якої вчинялась нотаріальна дія (для довіреностей – від довірителя, для договорів – від сторони договору, яка отримала примірник договору при його посвідченні, для заповітів – від заповідача, а після його смерті – від спадкоємців або виконавця заповіту);
Для фізичної особи: паспортний документ (паспорт громадянина України, паспорт громадянина України для виїзду за кордон, національний паспорт іноземного громадянина, паспорт іноземного громадянина для виїзду за кордон, дипломатичний чи службовий паспорт, посвідчення особи без громадянства для виїзду за кордон); довідка (картка) про присвоєння ідентифікаційного номеру Державного реєстру фізичних осіб – платників податків та інших обов’язкових платежів; якщо особа через свої релігійні або інші переконання відмовилась від прийняття ідентифікаційного номера –паспорт з відміткою про наявність у особи права здійснювати будь-які платежі без ідентифікаційного номера; у разі, якщо це необхідно витребувати інші документи, необхідні для вчинення нотаріальної дії, відповідно до ст. 46 ЗУ «Про нотаріат».
Для юридичної особи: установчі документи юридичної особи (тобто установчий акт, статут, засновницький договір, положення), свідоцтво про державну реєстрацію, витяг з Єдиного державного реєстру юридичних осіб та фізичних осіб – підприємців, довідка про присвоєння юридичній особі ідентифікаційного коду (ЄДРПОУ); паспортний документ представника юридичної особи (паспорт громадянина України, паспорт громадянина України для виїзду за кордон, національний паспорт іноземного громадянина, паспорт іноземного громадянина для виїзду за кордон, дипломатичний чи службовий паспорт, посвідчення особи без громадянства для виїзду за кордон); якщо від імені юридичної особи діє представник за довіреністю – довіреність; якщо від імені юридичної особи діє службова особа (наприклад, керівник) – документ, який передбачає повноваження особи та посвідчує його службове становище (зокрема, це може бути наказ про призначення на посаду, протокол про обрання посадової особи, довіреність на ім’я керівника, видана вищим органом управління юридичної особи та інші документи, необхідні для вчинення нотаріальної дії, відповідно до ст. 46 ЗУ «Про нотаріат».
Завідуюча Державного нотаріального
архіву у Кіровоградській області А.Д. Лебедченко
Помітили помилку в тексті? Будь-ласка, виділіть текст та натисніть Ctrl+Enter. Ми вдячні Вам за допомогу.
